সার্কুলেশন বিভাগের কাজ । Responsibilities Circulation Dept

দেলোয়ার হোসেন

সার্কুলেশন বিভাগের কাজ Responsibilities of circulation department

প্রচার ও বিজ্ঞাপন এ দুটি কাজই হলো পরস্পরের সাথে সম্বন্ধযুক্ত। কারণ, কাগজের প্রচার বা কাটতি বেশি হলেই বিজ্ঞাপন পাওয়া সহজ হয় ও বিজ্ঞাপনের সংখ্যাও বাড়ে । কাগজের কাটতি ও পাঠকদের সম্ভাব্য আথিক সামর্থ্য বিচার করে বিজ্ঞাপন দাতারা কাগজে বিজ্ঞাপন প্রকাশে বিশেষ আগ্রহী হয়।

সুতরাং দেখা যাচ্ছে যে ঐ দুটি বিভাগ হলো সংবাদপত্র সংস্থায় আয় সংগ্রহকারী বিভাগ । এ কথা মনে রেখে বর্তমানে ঐ দুটি বিভাগকে বিজ্ঞান সম্মত উপায়ে ও আধুনিক বিপনন ব্যবস্তার কলাকৌশলকে ঢলে সাজানো হচ্ছে। সেই জন্য ওখানে এমন সব ব্যক্তিদের নিয়োগ করা হয় যারা খুব অভিজ্ঞ ও ব্যবসা পরিচালনার ক্ষেত্রে কোনো অনুমোদিত শিক্ষা প্রতিষ্ঠান থেকে ডিগ্রি প্রাপ্ত।

চাহিদা সৃষ্টি ও পরিতৃপ্তি বিধান না হলে কোন বিপনন ব্যবস্থা থাকতে পারে না উৎকৃষ্টমানের পণ্য এবং গ্রাহকদের মধ্যে যোগোনের ফলেই লাভের সৃষ্টি হয়।

সার্কুলেশন বিভাগের কাজ / কার্যাবলীকে প্রধানত তিন ভাগে ভাগ করা যায় ।যথা-

১, selling the newspaper. সংবাদপত্র বিক্রি

২, Delivering the newspaper

৩, collecting for the newspaper

নিম্নে এই তিন প্রধান কাজ নিয়ে আলোচনা করা হচ্ছে।

১. selling the newspaper / সংবাদপত্র বিক্রি

একজন পাঠক যখন সংবাদপত্র কিনে তখন সে শুধু সংবাদই দেখেনা , সে দেখে সংবাদপত্রে কী কী বিজ্ঞাপন এসেছে। রেডিও টেলিভিশনে আজ কী দেখানো হচ্ছে, সিনামাহলে আজ কী ছবি দেখানো হচ্ছে , তার সমাজে কী ধরনের ব্যবসা চলছে বা ব্যবসার সম্ভাবনা রয়েছে। এরকম আরো অনেক বিষয়কে মাথায় রেখে পাঠক সংবাদপত্র কিনে।

আবার সংবাদপত্র বিক্রেতা যখন সংবাদপত্র বিক্রি করে তখন সে সংবাদ, সম্পাদকীয় ও বিজ্ঞাপন বিক্রি করে। ভোক্তাদের সহায়তাকারী হিসেবে কাজ করে । সমাজের সম্মান ও স্বার্থকে প্রাধান্য দেয় এবং পারস্পারিক সহযোগিতা বৃদ্ধি করে।

Frank w Rucker তাঁর newspaper cirulation বইয়ে সংবাদপত্রের উপাদান ও জনগনের কাছে গ্রহণযোগ্যতা ব্যাখ্যা করেছেন। তার মতে ,প্রচার হচ্ছে থার্মোমিটার মত যার মাধ্যমে বুঝা যায় সংবাদপত্রের পাঠক কি কমছে না দিন দিন বৃদ্ধি পাচ্ছে। সার্কুলেশন / প্রচার এর তারতম্যের ভিত্তিতে সংবাদপত্র প্রতিষ্ঠান সংবাদপত্রের বিভিন্ন উপাদানের প্রতি মনোযোগ দেয়। সার্কুলেশন বিভাগের প্রথম কাজ হল সারা দিনের পরিশ্রমে তৈরি সংবাদপত্র বিক্রি করা। এটি কয়েক ভাগে হতে পারে। যেমন-

A. person to person selling

সংবাদপত্রের বিক্রি তার মান, উপাদান ও সৌন্দর‌্য র পাশাপাশি ভাল সংগঠনের উপর নির্ভর করে। সার্কুলেশন ম্যানেজার দক্ষ ও বিশ্বস্ত সংস্থা / সমিতিকে তার পত্রিকা বিক্রির দায়িত্ব দেয়। আমাদের দেশে পত্রিকা প্রথমে সমিতির কাছে যায়। আমাদের দেশে পত্রিকা প্রথমে সমিতি’র কাছে যায়। সমিতি বিভিন্ন এজেন্টদের পত্রিকা দেয়। এজেন্টরা হকারের মাধ্যমে গ্রহকের বাড়ি বাড়ি সংবাদপত্র পৌঁছে দেন। বিনিময়ে পত্রিকা বিক্রির ৩০%- ৪০% পর্যন্ত টাকা বিভিন্ন স্তরে ভাগ হয়ে যায়।এই পয়েন্টের মূলকথা হল গ্রাহক সংবাদপত্র সরাসরি হকারের মাধ্যমে পায়। দক্ষ হকার এজেন্ট ও সমিতির কারণে নতুন বা পুরাতন পত্রিকার প্রচার বৃদ্ধি পায় বলে Decatur এক গবেষনায় দেখা যায়।

B, selling at counters and on street / রাস্তায় এবং কাউন্টারে বিক্রি করে

যদিওবা গ্রাহকের বাড়িতে পৌঁছে দেয়া পত্রিকা বিক্রির প্রধান কৌশল তারপরও অনেক পত্রিকা নিজস্ব কাউন্টার এবং ছোট ছোট বাচ্চাদের দ্বারা রাস্তায় বিক্রি করা হয়। বিদেশে বড় বড় শহরে কাউন্টার ও রাস্তায় বিক্রি করে পত্রিকার আয়ের একটি বড় অংশ সংগৃহীত হয়। এখানে বিক্রেতারা পত্রিকা স্তুপ করে রাখে এবং পাশে একটা কয়েন বক্স রাখে। গ্রহকরা পত্রিকা নিয়ে কয়েন বক্সে কয়েন দিয়ে চলে যায়। রাতে বিক্রেতা কয়েন গুলো সংগ্রহ করে এবং অবিক্রীত পত্রিকা নিয়ে চলে যায়।

এভাবে একজনের মাধ্যমে প্রচুর সংবাদপত্র বিক্রি করা সম্ভব। আমাদের দেশে অবশ্য কয়েন সিস্টেম নেই। নিউজস্ট্যান্ড এবং রাস্তায় বিক্রির সাফল্য নির্ভর করে কয়েকটি বিষয়ের উপর। যথা-

১. ডিলার ও বিক্রেতার কাছে দ্রুত পত্রিকা পৌঁছানো।

২. তাদেরকে অবিক্রীত পত্রিকা ফেরত দেওয়ার সুযোগ দেওয়া।

৩. দিনের উল্লেখযোগ্য খবর সম্পর্কে তার মনোযোগ আকর্ষণ।

৪. বিক্রি বাড়ানোর জন্য তাকে সর্বোপায়ে সহায়তা করা।

c. Selling by direct mail/ সরাসরি ডাকযোগে বিক্রি

আমাদের দেশে পাক্ষিক ,মাসিক বা ত্রৈমাসিক পত্রিকাগুলো ডাকযোগে তাদের গ্রাহকের কাছে পত্রিকা পাঠায়। তবে এ পদ্ধতিতে কাজ করতে গেলে চারটি গুরুত্বপূর্ণ বিষয় মনে রাখাতে হয়। যথা-

১. পত্রিকাটিকে দেখতে অবশ্যই সুন্দর হতে হবে।

২. এটা পাঠকের মনোযোগ আকর্ষণ, আগ্রহ- ইচ্ছা ও কাজকে প্রভাবিত করতে লেখা হবে।

৩. লেখককে ’আমি’ ’আমরা ’বাদ দিয়ে ’তুমি’ ’আপনি’ বিষয়ে লিখতে হবে ।

৪. পত্রিকাটি একটি নিদির্ষ্ট চাহিদা পূরণ করবে এর ধারা হবে একটি।

নিম্নমানের কাগজ বা বাজে চাপার পত্রিকার চেয়ে গুনগত মানসম্মত কাগজ ও সুন্দর ছাপার পত্রিকা বেশি বিক্রি হয়। পাঠকদের আকর্ষণ করার জন্য পত্রিকা অনেক সময় বিজ্ঞাপন দেয়। পাঠকদের কাছে চিঠি পাঠায়।

D. Selling on installment plan কিস্তিতে পত্রিকা বিক্রি

বড় বড় ব্যবসায়িক প্রতিষ্ঠান গ্রাহকদের কাছে পত্রিকা পৌঁছে দেন। গ্রাহক সাধারণত এক মাস পরে বা তার সুবিধাজনক সময়ে অর্থসোধ করে। এটা আমাদের দেশে বহুল প্রচলিত। এটাকে the Easy pay plan , as you read বিভিন্ন নামে চিন্হিত করা হয়।

সার্কুলেশন বিভাগের কাজ

2. Delivering the Newspaper সংবাদপত্র সরবরাহ করা

জনগন সাধারণত পত্রিকার কাউন্টার বা হকারের মাধ্যমে পত্রিকা পেয়ে থাকে। বর্তমানে বেশিরভাগ সংবাদপত্র বাড়িতে পত্রিকা পোঁছে দেয় বাহক বা ডাকযোগে । কিন্তু গ্রাহকের কাছে সংবাদপত্র পৌঁছানোটা বড় কথা নয়। বড় কথা হচ্ছে কথ দ্রুত কত বেশি জনগনের কাছে পৌঁছায়। এটা সার্কুলেশন বিভাগের বড় কাজ।

এক্ষেত্রে দুটি বিষয়কে মাথায় রাখাতে হয়।

a. The immediate community

প্রায় জায়গায় দৈনিক পত্রিকা ক্ষেত্র বিশেষে সাপ্তাহিক পত্রিকা । ১২ বছর বয়সী বা আর একটু বড় ছেলেরা পত্রিকা বিলি করে। তাদেরকে ভাড়া করা হয়। আবার অনেক সময় তারা পাইকারি দামে পত্রিকা কিনে মূল দামে দামে বিক্রি করে কিছু টাকা লাভ করে। এটা Little merchant plant নামে পরিচিত।

পত্রিকা বের হওয়ার পর দ্রুত জনসাধারণের কাছে পৌঁছে দিতে হবে । কানাডার মতো বড় দেশে পত্রিকা নিজস্ব ট্রাকে করে দূর-দূরান্তে নিয়ে যায় । ট্রাক থেকে হকাররা নিয়ে গ্রাহকের কাছে পৌঁছে দেয় যত দ্রুত সম্ভব ।

B. To outlying territory / Districts দূরবর্তী বা মফস্বল এলাকা

যেসব গ্রাহক শহর থেকে কয়েকশ মাইল দূরে অবস্থান করে তারা শহুরে গ্রাহকের মত তাড়াতাড়ি পত্রিকা পেতে চায় । তারা পত্রিকার জন্য দীর্ঘক্ষণ অপেক্ষা করতে রাজি নয়। আমাদের দেশে পত্রিকা বাসে মাইক্রোতে করে দূরবর্তী জেলাগুলোতে পৌঁছায় । কিন্তু বড় বড় দেশে বাস-ট্রাক ট্রেন ও বিমানে করে পত্রিকা যায় । অনেক পত্রিকা অফিসের নিজস্ব গাড়ি থাকে । যেগুলো নিয়মিত গ্যারাজে নিয়ে চেক করা হয় যাতে সুষ্ঠু ভাবে কাজ করে । কাছের এবং দূরের সবার কাছে দ্রুত পত্রিকা পাঠানো সার্কুলেশন বিভাগের কাজ।

3.collecting fog the Newspaper অর্থ সংগ্রহ করা

ভালো বিক্রি ও নিয়মিত টাকা আদায়ের মাধ্যমে পত্রিকার ভিত্তি মজবুত হয়। গ্রাহকরা সাধারণত হকারের মাধ্যমে এজেন্টদের টাকা দেয়। পত্রিকা এজেন্টের কাছ থেকে টাকা সংগ্রহ করে। আবার অনেক পত্রিকা সরবরাহকারী প্রতিষ্ঠানকে পত্রিকা অফিসে দু সপ্তাহ বা আরো বেশি সময়ে টাকা অগ্রিম জমা দিতে হয়। এর ফলে টাকা আদায়ের ক্ষেত্রে এক ধরনের গতিশীলতা আসে। অর্থাৎ, যেভাবে হোক পত্রিকা বিক্রির আদায় করা প্রচার বিভাগের অন্যতম গুরুত্বপূর্ণ কাজ।

আরো জানুন…….বিজ্ঞাপন কপি লেখার পদ্ধতি। Copy Writing Method

সংবাদপত্রের প্রচার বিভাগ উপরোক্ত বড় কাজগুলো ছাড়াও আরো কিছু কাজ করতে হয়। নিম্নে সার্কুলেশন বিভাগের কাজ গুলো আলোচনা করা হলো-

1. এজেন্ট দের সাথে যোগাযোগ/ com with the agent

সংবাদপত্রের এজেন্টরা প্রধানত তিন ভাগে বিভক্ত । পাইকারি এজেন্ট , শহরের এজেন্ট ও মফস্বল এজেন্ট। শহরের এজেন্টরা প্রচুর পরিমাণে সংবাদপত্রের যোগান পান এবং তা থেকে তারা আবার হকার মারফত সেগুলো বাড়ি বাড়ি পৌঁছে দেয়ার ব্যবস্থা করে। চুড়ান্ত বিক্রির উপর এজেন্টরা প্রতিশ্রুতি কমিশন পেয়ে থাকেন। নিজেদের গাড়ি বা সংবাদপত্র প্রতিষ্ঠানের গাড়িতে করে শহরের কোন নির্দিষ্ট গুরুত্বপূর্ণ স্থানে পৌঁছে দেয়ার ব্যবস্থা শহরের এজেন্টের থাকে। রেল-সড়ক বা বিমানপথে মফস্বল বা বড় বড় অন্য শহরের এজেন্টরা সংবাদপত্রের বান্ডিল পেয়ে থাকেন। এই বান্ডিল গুলোর উপর প্রাপক এজেন্টদের নাম ঠিকানা লেখা থাকে। পরিশেষে যেসব গ্রাহক শহর বা শহরতলীর বাইরে বাস করে তাদের জন্য ডাকে সংবাদপত্র পাঠানো হয়।

এজেন্ট কিছু চাঁদা পেয়ে থাকেন । এই চাঁদা মাসিক ত্রৈমাসিক ষান্নাসিক বার্ষিক বা দ্বিবার্ষিক হতে পারে এবং তা অগ্রিম দেয়। বর্তমানে একটা ঝোঁক হল শিক্ষাগত যোগ্যতা সহ সংবাদপত্র এজেন্ট নিয়োগ করা, যাতে তিনি সংবাদ বিলির আধুনিক প্রশিক্ষণ নিতে পারেন। সংবাদপত্র গ্রাহক আকর্ষণের জন্য সংবাদ বিক্রয়ের স্থানে সংবাদপত্রটি খুব বেশি করে প্রদর্শিত হোক এটা অবশ্য কর্তব্য। ভালোভাবে প্রদর্শনের ব্যবস্থা করতে পারলে গ্রাহক সংখ্যা বৃদ্ধি পাবে।

আগেই বলা হয়েছে যে শহরের এজেন্টরা শহরের কিছু কিছু পূর্ব পরিকল্পিত স্থানে কাগজের বান্ডিলগুলো পাঠিয়ে দেন। সেখান থেকে যারা বাড়ি বাড়ি বিলি করেন সেই সব হকাররা ছাডপ্রাপ্ত মূল্যে অধিক পরিমাণ কাগজ কিনেন । কোন কোন সংবাদপত্রের এজেন্ট আবার বিভিন্ন রকম সংবাদপত্র এবং সাময়িকপত্র এজেন্সি নেন । নির্দিষ্ট কোন সংবাদপত্রের প্রচার সচিব, পরিদর্শক নিয়ে খোঁজ নিয়ে থাকেন যে তার কাগজ এজেন্টের কাছ থেকে প্রকৃত গুরুত্ব মনোযোগ বা সঠিক প্রদর্শন পাচ্ছে কিনা। এজেন্ট ও হকারদের সাথে প্রচার বিভাগ সর্বদা যোগাযোগ রেখে চলেন।

সার্কুলেশন বিভাগের কাজ

2. চাঁদা/ SUBSCRIPTION

চাঁদা বিভাগ একটা নির্দিষ্ট সময়ের জন্য অর্থাৎ মাসিক ত্রৈমাসিক ষান্নামাসিক বা বার্ষিক অগ্রিম মূল্য গ্রহণ করে থাকে এবং ডাক বিভাগ অনুমোদিত সবচেয়ে কম মাশুলে। দেশের যে কোন প্রান্তে সংবাদপত্র পাঠিয়ে দেয় । এই চাঁদার মাধ্যমে খুব কম ব্যয়ে প্রকাশের স্থান থেকে দূরবর্তী অঞ্চলে সংবাদপত্র গ্রাহকদের কাছে পাঠানো সম্ভব হয়।

3. বান্ডিল বাঁধা ও পাঠানো/ PACKING AND DISPATCH

লেবেলসহ বান্ডিল বেঁধে তা ক্রেতাদের কাছে পাঠানো হয়। আমাদের দেশে বেশিরভাগ সংবাদপত্র সংস্থায় প্যাকিং ও বান্ডিল বাঁধার কাজ হাতে করা হয়। কিন্তু কিছু কিছু অত্যাধুনিক সংস্থায় স্বয়ং গণনা ও বান্ডিল বাঁধার যন্ত্রপাতি আছে যার দ্বারা সঠিক প্যাকিংয়ের কাগজ দিয়ে মোডা ও কপিগুলোর সঠিক সংখ্যা জানা যায়। এবং পরবর্তী পর্যায়ে বান্ডিলগুলো দড়ি বা নাইলনের ফিতা দিয়ে সঠিকভাবে বাঁধা হয়।

প্যাকেটগুলোর যাতে কোনো ক্ষতি না হয় কিংবা পৌঁছাতে দেরি না হয় অথবা অক্ষত থাকে তা দেখা প্রচার বিভাগের দায়িত্ব। পরিবহনের বদলের ধকল অর্থাৎ নানাবিধি যানবাহনের পরিবর্তনের ধকল যাতে সহ্য করতে পারে তেমন ভাবে শক্ত করে বান্ডিলগুলো বাধা দরকার।

সংবাদপত্রের গুনতিতে ভুল বা ভুল ঠিকানার অর্থসংস্থানের অতিরিক্ত খরচা । দৈনিক পত্রিকা পাঠানোর জন্য প্রতিদিন হাজার হাজার প্যাকেট তৈরি করতে হয়। যথাযথভাবে প্যাকেট বাঁধা সংগঠনের পক্ষে আর্থিক সঞ্চয় কর। সুতরাং, বিজ্ঞানসম্মত উপায়ে গণনা প্যাকিং ও লেবেলিং আজকাল বেশিরভাগ সংস্থার প্রচেষ্টা । এজন্য তারা এজেন্টদের ব্যয়বাহুল্য বাঁচাতে নিজ নিজ ইউনিটগুলোকে উন্নত করার চেষ্টা করছেন।

আজকাল কিছু কিছু প্রচার বিভাগ প্যাকেটের মোড়কের উপর বিজ্ঞাপন বা বিক্রয় বৃদ্ধির বার্তা চালু করেছেন বা প্যাকেটের সাথে শুভেচ্ছা পত্রও প্রেরণ করেছেন। উন্নতমানের প্যাকিং উপকরণ নিয়ে পরীক্ষা-নিরীক্ষা চালানো হচ্ছে যাতে এজেন্টরা ওই প্যাকিং আবার ব্যবহার করতে পারেন । এতে সংস্থার নিজস্ব পরিচিতি থাকে এবং এই পুরো ব্যাপারটাই উৎসাহ বঞ্জক।

4. পরিবহন ব্যবস্থা করা/transport arrangement

সংস্থার পরিবহন হলো খুব গুরুত্বপূর্ণ বিশেষ জরুরী কাজ । সুসংগঠিত পরিবহন ব্যবস্থার কর্ম দক্ষতার উপর দৈনিক সংবাদপত্র বিলি করার সফল্য বহুলাংশে নির্ভর করে। প্রত্যেকদিন পরিবহন গাড়ি নির্দিষ্ট করার আগে সব রকম ভাবে গাড়ি পরীক্ষা করে রাস্তায় নামতে দেয়া তার দায়িত্ব। গাড়ি সঠিক অবস্থায় না থাকলে অনেক সময় বিলি কেন্দ্রে সময়মতো গাড়ি পৌঁছাতে পারে না। তার মানে সংস্থার লোকসান । যেহেতু কাগজের আয় খুব কম সেহেতু যত তাড়াতাড়ি বিলি করা যায় ততই ভালো। উৎপাদন কেন্দ্র থেকে বিলি করার কেন্দ্রে সবএজেন্টের কাছে ও শেষ পর্যন্ত পাঠকের হাতে যত তাড়াতাড়ি কাগজ পৌঁছাতে পারে তত পত্রিকার মঙ্গল। সময় মতো কাগজ বিলি হওয়ার সঙ্গে প্রচার সংখ্যা বৃদ্ধির সম্বন্ধ খুব বেশি । সাধারণ বাসে বা ট্রেনে স্টেশন পর্যন্ত নিজেদের পাঠাতে হয়। এখান থেকে এজেন্টরা পত্রিকা বান্ডিল সংগ্রহ করে নেয়। যেসব অঞ্চলে কাগজ সরাসরি যায় না সেইসব অঞ্চলে কয়েকটি যানবাহন পরিবর্তন করে পত্রিকা পাঠানোর ব্যবস্থা করা হয়।

5. বিল প্রস্তুত মূল্য আদায়/ BILLING AND COLLECTION

নগদ বিক্রয়ের ক্ষেত্রে বিল প্রস্তুতের প্রশ্ন উঠে না। সে ক্ষেত্রে মোট বিক্রি করা কাগজের সংখ্যা ও গৃহীত মূল্যের মধ্যে একটা প্রত্যক্ষ সম্পর্ক থাকে এবং একটা হিসেব প্রস্তুত করাও সুবিধাজনক হয়। আমরা জানি বিক্রয় মূল্য যতক্ষণ না আদায় করা হয় ততক্ষণ বিক্রয় কে বিক্রয় বলে না। সুতরাং , বিল প্রস্তুত করা ও অর্থ আদায় করা প্রচার বিভাগের কাজ। বিজ্ঞাপন থেকে পাওয়া টাকার চেয়ে কাগজ কাটতি থেকে টাকা তাড়াতাড়ি পাওয়া যায়। আর এগুলো হচ্ছে নগদ অর্থ প্রবাহ । সংবাদপত্র প্রচার থেকে অর্থ আমদানি সুষ্ঠু ব্যবস্থা ও অন্যান্য সূত্র থেকে অর্থ আদায় করা সংবাদপত্র পরিচালনার পক্ষে বিশেষ জরুরি। এই বিল প্রস্তুতের ব্যাপার অনেক ক্ষেত্রে হিসাব বিভাগের সাহায্য নিতে হয়।

এজেন্টদের সঙ্গে চুক্তিপত্র পাওয়ার পর থেকেই ব্যবসা শুরু হয়। এজেন্টেদের সঙ্গে চুক্তিতে চাহিদা ,জামানত, অর্থ বিলি ও প্রেরণ করার নিয়ম ,কাগজ না পাওয়া বা কম পাওয়া গেলে কি করা হবে, অবিক্রিত কাগজের সুবিধার সীমা ,বিল পরিশোধের সময়সীমা ,এজেন্সি বাতিল হওয়ার শর্তাবলী উল্লেখ থাকে। সংবাদপত্র সংস্থা তার যেসব পিয়ন সাইকেলে করে নানারকম বিল আদায় ও আনুষঙ্গিক কাজকর্ম করেন তাদের দুর্ঘটনাজনিত বিমার ব্যবস্থা করেন।

6. প্রিন্ট অর্ডার দেওয়া/ Issue print order

এক একটি সংস্করণে কত কপি ছাপা হবে তা প্রচার বিভাগ স্থির করে। শহরের এজেন্ট, মফস্বল এজেন্ট ,সিঙ্গেল কপি গ্রাহক ,বিজ্ঞাপনদাতার কপি, ফ্রী কপি ও অন্যান্য আবশ্যিক দেয় কপির চাহিদার প্রতি লক্ষ্য রেখে কত কপি ছাপাতে হবে তা নির্ধারিত হয়। প্রিন্ট অর্ডার ছাপাখানার উৎপাদন পরিচালকের কাছে দেয়া হয়। এমনও দেখা যায় প্রিন্ট অর্ডার বেশ কিছুদিন প্রায় একই থাকে অর্থাৎ বাড়েও না কমেও না। কিন্তু কোনো গুরুত্বপূর্ণ ঘটনা উদ্ভূত হলে কাগজের চাহিদা বেড়ে যায় । সেজন্য নিউজপ্রিন্ট অন্যান্য ছাপার উপকরণের ব্যবস্থা রাখতে হয়। সে কারণে প্রচার বিভাগ অর্থ বিভাগের সঙ্গেও প্রিন্ট অর্ডারের ব্যাপারে যোগাযোগ রেখে চলে।

7. এবিসি হিসাব/ ABC AUDIT

অডিট ব্যুরো অব সার্কুলেশন এর কাজ হলে একটি পত্রিকার প্রচারের সঠিক তথ্য বিজ্ঞাপনদাতা ও অন্যান্যদের প্রদান করা। ব্যুরোর এই সার্টিফিকেট আন্তর্জাতিকভাবে এবিসি অডিট নামে পরিচিত। অডিট বলতে সাধারণত হিসাব সংক্রান্ত অর্থ হিসাবে ধরা হয়। এই অডিট প্রণালী ও পদ্ধতি দ্বারা কোন প্রকাশনার প্রচার সংখ্যা পরিমাপ করা হয় যা বিনা দ্বিধায় সর্বজনগ্রার‌্য ।

বিজ্ঞাপনদাতারা জানতে চান সংবাদপত্রটি কতটা বিজ্ঞাপন মাধ্যম হিসেবে তাদের বিক্রি বাড়াতে সহায়তা করতে পারবে এবং দুটো বিষয় তারা জানতে আগ্রহী হয়

ক. বিজ্ঞাপনের হার

খ.বিজ্ঞাপন দিলে তারা ফলাফল কি হবে।

এবিসি অডিট হল একটা পূর্ণ বিক্রয় পরিসংখ্যান ও আর্থিক অডিট । অর্থাৎ, কাগজের কাটতির সংখ্যাটি পরিসংখ্যান ও অর্থনৈতিক ভাবে প্রকাশ করতে হবে। তাছাড়াও অডিট হয়ে প্রাসঙ্গিক পরিসংখ্যান, অর্থনৈতিক বইপত্র তথ্যের একটি পরিপূর্ণ নিখুঁত অডিট। এইজন্য কিছু বিষয় দেখা হয় –

ক. ছাপা- প্রিন্ট অর্ডার ও নিউজপ্রিন্ট, নিউজপ্রিন্টের ব্যবহার ও নষ্ট হওয়ার পরিমাণ ,মেশিন রুমের উৎপাদন।

খ.বিলি করা – অগ্রিম মূল্য ,নগদ মূল্য , বাকি, বিনামূল্যে সরবরাহ

গ. অর্থ- সাধারণ ক্যাশ বই, জারনাল ,রসিদ বই সাধারণ ,লেজার বই ,ব্যাংকের পাস বই।

উপরের সব নথিপত্র বইগুলো নির্ভুল ও পুরো অডিটের জন্য ও পরীক্ষা করে দেখার জন্য অডিটের কাছে উপস্থিত করতে হবে এবং তারা সব পরীক্ষা করে সন্তুষ্ট হলে প্রমাণপত্র বা সার্টিফিকেট দেবেন। উপরোক্ত সমস্ত বিষয় বলি দেখাশোনা করাও প্রচার বিভাগের কাজ।

8. প্রচার বৃদ্ধি করা/Circulation promotion

আজকের দিনে পরিচালকদের কাছে প্রচার একটি বিশেষ গুরুত্বপূর্ণ দায়িত্ব এবং প্রতিটি সংবাদপত্রের বিপণন ব্যবস্থার সঙ্গে এটি বিশেষভাবে যুক্ত। খুব সতর্কতার সাথে বাজারে ভাবমূর্তি গড়ে তুলতে হয় এবং খুব নিষ্ঠা সহকারে তা রক্ষা করতে হয়। প্রচার বিভাগের আধুনিক বিপণন কৌশল সম্বন্ধে সম্যক উপলব্ধির অভাব বা পাঠকের চাহিদা পূরণে সম্পাদকদের অনীহার মত অভ্যন্তরীণ কারণে সংবাদপত্র প্রচারের গতি শ্লথ হতে পারে।

উৎপাদন ব্যয় বৃদ্ধি ও নিউজপ্রিন্টের মূল্যবৃদ্ধির মত বাহ্যিক কারণেও প্রচারের গতি মন্থর হতে পারে । প্রচার বৃদ্ধির জন্য পাঠকের পছন্দ সম্পর্কে কিছু জ্ঞান থাকা দরকার। তারপর এজেন্টের কাছে লাগিয়ে সম্পাদকীয় বিভাগের সহায়তায় একটা নির্দিষ্ট অঞ্চলে কিছু পাঠকের মধ্যে প্রচার বৃদ্ধি কৌশলের পরিকল্পনা করতে হবে।

অগ্রগতির পরিকল্পনা করতে গিয়ে প্রচার দুটো কাজ করে। প্রথমত- কাগজের সর্বাঙ্গীণ উন্নতি ঘটাতে ভেতর থেকে প্রতিটি বিভাগের অগ্রগতির প্রচেষ্টা, যার মধ্যে রয়েছে ব্যবসার গুণগত মান সম্পাদকের ধ্যান ধারণা।। ।

দ্বিতীয়তঃ কাগজের প্রাপ্তি সম্বন্ধে পাঠকদের ও বিজ্ঞাপন দাতার অভিহিত করিয়ে এবং চাহিদা ও সুবিধার উপর বিশেষ গুরুত্ব দিয়ে প্রচার বিভাগ বাজারে কাটতি বাড়াতে পারে‌‌।

দুটি সূত্র থেকে উন্নতি বিষয়ক কাজ কার্যকলাপের নেতৃত্ব আসে।

প্রথমত- দীর্ঘমেয়াদী পরিকল্পনা প্রক্রিয়া থেকে কাগজের পূর্ণ কৌশলগত দিকের নির্দেশ আসে।। বাজারে সংবাদপত্রটির ভাবমূর্তি কেমন হবে এবং আগামী ৫-১০ বছরে জনসাধারণের কাছে তা কতটা উপভোগ্য হবে তার একটা নির্দেশিকা এর মধ্যে থাকে।

দ্বিতীয়তঃ সংবাদপত্রের স্বল্পমেয়াদী পরিকল্পনা হলো প্রচার ও বিজ্ঞাপন বিভাগে সঙ্গে নিবিড় কার্যকলাপ এক বছরের মধ্যে কাটতি বাড়াতে ও অন্যান্য উদ্দেশ্য সাধনে সাহায্য করে।

প্রচারের উন্নতি অনেক কম হতে পারে । কাগজ বা অন্য কোন জনসংযোগ মাধ্যমে বিজ্ঞাপন দেয়া, অন্য কোন মাধ্যমে সংবাদ পরিবেশন, বিক্রয়ের জন্য প্রদর্শনী কুটির বা দেখার জন্য টাঙ্গিয়ে রাখা।

9. জনসংযোগ/ public relation

জনসংযোগ হল একটি পরিচালন ব্যবস্থা যা সংগঠক ও নির্দিষ্ট জনগণের মধ্যে প্রয়োজনীয় যোগাযোগ স্থাপন করে । প্রচার সচিবকে সংবাদপত্র পরিবহনের জন্য যানবাহন সরবরাহকারী এজেন্টের সঙ্গে ব্যবসা সংক্রান্ত বন্দোবস্ত করতে হয়। সময় ঠিক রাখার জন্য পথে যাতে কাগজের ক্ষতি বা চুরি না হয় তার জন্য সরকারি পরিবহন ব্যবস্থাপকের সাথে কথাবার্তা বলতে হয়। পাঠকের অভিযোগের প্রতিকার ও এবিসি অডিটের চাহিদামত নথিপত্র পেশ করা তার দায়িত্বের মধ্যে পড়ে। মাঝে মাঝে হকার ইউনিয়নের নেতাদের সঙ্গে কমিশন ও কাগজ বিলি করার সময় নিয়ে বোঝাপড়া করতে হয়।। অতএব দেখা যাচ্ছে জনসংযোগ প্রচার বিভাগের একটি গুরুত্বপূর্ণ কাজ।

সার্কুলেশন বিভাগের কাজ

লেখক : সাবেক শিক্ষার্থী

যোগাযোগ ও সাংবাদিকতা বিভাগ , চট্টগ্রাম বিশ্ববিদ্যালয়